WAT IS IN THE PICTURE B2B?

Met In The Picture B2B beschik je over een zeer grote database met up-to-date gegevens, een slimme zoekfunctie, een boekingssysteem met boekingslijsten en heel wat middelen om snel en makkelijk met elke figurant te communiceren.

Het meest revolutionaire aan het systeem is ongetwijfeld de ‘automatische kandidaat werving’. Wanneer gewenst kunnen boekingslijsten worden opengesteld waardoor figuranten zichzelf via hun profiel kunnen kandideren voor de opdrachten waarvoor zij in aanmerking komen. Het systeem ordent dus niet alleen je figuratie, het kan ook figuranten zoeken en wanneer gewenst autonoom boekingen uitvoeren.

Met een licentie op In The Picture B2B, boek je aanzienlijk meer figuranten in minder tijd, zonder ook de specificaties per rol uit het oog te verliezen.

UP-TO-DATE DATABASE

Met een licentie op het systeem krijg je toegang tot één van de grootste figuratie bestanden van de Benelux. Elke figurant heeft steeds de mogelijkheid zijn eigen profiel te wijzigen of te verwijderen. De database bestaat dus uit up-to-date informatie van echt geïnteresseerde mensen.

In The Picture is continu bezig met het uitbreiden van de database. Dagelijks krijgen we nieuwe inschrijvingen. Licentienemers kunnen ook eigen figuranten aanbrengen. Deze nieuwe mensen kunnen via onze site een profiel aanmaken waarna ze worden opgenomen in het systeem. Het leuke daarbij is dat we deze mensen exclusief aan jouw productie kunnen verbinden. Andere klanten van In The Picture B2B kunnen jouw figuranten dus niet zien.

Op elk profiel werd plaats gemaakt voor extra informatie die niet zichtbaar is voor de figurant. Zo kunnen kleine opmerkingen worden toegevoegd en heb je ook de mogelijkheid een quotering te geven aan elke figurant. Naast je eigen quotering zie je ook telkens de universele quotering die werd samengesteld uit de mening van alle In The Picture B2B klanten. Figuranten waar je liever niet meer mee werkt kan je makkelijk blokkeren.

Over elke figurant wordt een geschiedenis bijgehouden. Alle opdrachten die door de figurant zijn uitgevoerd staan automatisch opgelijst op zijn profiel.

SLIMME ZOEKFUNCTIE

Gekoppeld aan de database vind je een zeer slimme zoekfunctie. Er kan gezocht worden op elke eigenschap en op elke combinatie van eigenschappen. Zoek je een vrouw uit Zichen-Zussen-Bolder met groene ogen en een talent voor koorddansen? Als ze in ons bestand zit heb je haar in één, twee, drie gevonden!

Je kan ook aanduiden voor welke productie je een figurant zoekt en of die figurant ooit al gefigureerd heeft voor deze specifieke productie. Mogen figuranten niet opnieuw te zien zijn in de reeks of film dan verschijnen ze niet in het resultaat van de zoekopdracht.

Het systeem houdt ook bij wanneer iemand aangeeft niet vrij te zijn op de gevraagde draaidag. Bij een volgende zoekopdrachten binnen dezelfde draaidag zal deze figurant niet langer verschijnen.

OVERZICHTELIJKE BOEKINGSLIJSTEN

De boekingslijsten werden ontwikkeld vanuit onze eigen frustratie bij het werken met Excel sheets. Waar vroeger alles moest worden bijgehouden in een onoverzichtelijke chaos aan bestanden en lijsten heb je nu de mogelijkheid alles netjes te verwerken binnen een overzichtelijk kader.

De lijsten maken een onderscheid per productie, opnamedag en rol. Je hebt de mogelijkheid per figuratierol gedetailleerde informatie bij te houden over het gewenste profiel, vergoeding, call uren, etc. Informatie kan in elk stadium worden gewijzigd. De gewenste fysieke kenmerken worden onmiddellijk overgenomen door de zoekfunctie bij de start van de zoekopdracht. Heb je iemand gevonden voor de rol dan hevelt het systeem onmiddellijk alle noodzakelijke informatie over van het profiel naar de boekingslijst.

In de lijst wordt ook duidelijk het stadium van de boeking aangegeven. Heeft de figurant al een mail gekregen met de informatie, zijn de call uren doorgegeven, heeft de figurant opnieuw afgezegd, ... ? Alles wordt overzichtelijk bijgehouden. Na de draaidag kan je in de lijst aanduiden welke figuranten niet aanwezig waren op de afspraak. Deze info wordt rechtstreeks gekoppeld aan de quotering van de figurant.

GEAUTOMATISEERD BOEKEN

Er zijn hoofdzakelijk twee manieren om figuranten te boeken. Het snelboeken en het geautomatiseerd boeken. Dit laatste slaat op het gedeeltelijk of volledig openstellen van boekingslijsten waardoor figuranten zich kandidaat kunnen stellen.

Alle figuranten die overeenstemmen met de gewenste specificaties krijgen automatisch een mail met de opengestelde rollen. Een jong meisje zal dus geen oproep krijgen voor de rol van een oudere man. Via hun profiel kunnen figuranten zich vervolgens zelf kandidaat stellen. Als figuratie boeker kan je kiezen hoeveel kandidaten je maximaal wilt ontvangen.

Vervolgens kan je op basis van foto’s en andere kenmerken een selectie maken van de figuranten die je ook effectief wilt inboeken. Deze mensen worden automatisch op de hoogte gebracht van je beslissing. Je kan er uiteraard ook voor kiezen de geselecteerde figuranten persoonlijk op te bellen met de positieve boodschap.

Mensen die je niet selecteert krijgen na het verstrijken van de door u gekozen deadline automatisch een berichtje met de spijtige mededeling. Deze mensen kunnen er voor kiezen reserve te blijven staan voor als er iemand afzegt.

Naast het systeem met de kandidatenlijst kan je ook kiezen voor het ongecontroleerd openstellen van een bepaalde lijst. Op deze manier kunnen figuranten zich rechtstreeks inboeken zonder eerst te hebben gekandideerd. Dit kan handig zijn bij grote massascènes waarbij het individu minder van belang is.

SNELBOEKEN

Heb je zeer snel figuranten nodig en kan je niet wachten op kandidaturen of heb je een specifiek type persoon in gedachten, dan kan je uiteraard ook overschakelen op het rechtstreeks bellen van de geschikte mensen. Binnen het systeem is een functie voorzien waarbij je telkens kan aangeven hoe je gesprek afliep. Is de figurant geboekt, is er een voice-mail ingesproken, was de figurant niet vrij of was er geen interesse, ... ?

Dankzij deze functie behoud je een mooi overzicht en wordt één persoon nooit twee keer gebeld met dezelfde vraag, zelfs niet wanneer twee figuratiebegeleiders binnen één productie werken. Figuranten die aangeven niet vrij te zijn op een bepaalde dag worden ook bij andere klanten van In The Picture niet langer weergegeven bij een zoekopdracht binnen deze datum.

Je hebt ook de mogelijkheid personen in te boeken die niet in de database staan. Dit kan handig zijn wanneer een geregistreerde figurant bijvoorbeeld een vriend wil meebrengen. In dat geval krijg je een blanco pagina met plaats voor de meest belangrijke gegevens van de nieuwe persoon.

DASHBOARD

Het dashboard helpt je een overzicht te maken van al je producties. Het dashboard is je persoonlijke home page en geeft bijvoorbeeld aan wanneer deadlines dreigen te verlopen of het verwittigt je wanneer er ongelezen berichten zijn. Het is de plaats waar alle belangrijke informatie verzameld wordt zodat je in een oogwenk kan zien wat er nog moet gebeuren en waar er eventueel problemen kunnen opduiken.

INTERN MAILINGSYSTEEM

Een intern mailingsysteem maakt een eigen apart mailadres voor figuratie overbodig. Je kan figuranten gemakkelijk een intern berichtje sturen, waarna zij je ook intern kunnen antwoorden. Vooral bij massamails kan dat zeer handig werken. Je hoeft niet langer elk mailadres te kopiëren naar je mailprogramma. Simpelweg de figuranten aanklikken die je wilt mailen volstaat. Wil je bijvoorbeeld alle geboekte figuranten van één draaidag een berichtje sturen, dan kan je deze in één muisklik selecteren en mailen.

De oude berichten uit ‘Postvak IN’ kan je uiteraard eenvoudig archiveren of verwijderen. Ook je verzonden berichten staan mooi opgelijst. In de lijst van je verzonden berichten kan je bovendien gemakkelijk zien wie het berichtje reeds heeft gelezen en wie niet. Per figurant wordt ook automatisch een geschiedenis van de gestuurde berichten bijgehouden. Zo krijg je snel een overzicht van al je correspondentie.

EXPORTEREN

Met twee klikken van de muis kan je een overzichtelijke daglijst tevoorschijn toveren. Deze printbare versie van de boekingslijst vermeldt alle informatie die nodig is op de set. Het contactnummer, leeftijd, geslacht, de rol en het call uur staan netjes opgelijst per figurant. Je kan de daglijst rechtstreeks naar PDF exporteren of je kan kiezen voor een Excel versie waardoor je ook extra informatie kan toevoegen.

Wanneer gewenst maakt het systeem ook printbare quitclaims aan per figurant. De gegevens van de figurant evenals de datum en de gegevens van de productie verschijnen automatisch op het papier. Enkel het rekeningnummer zal in sommige gevallen nog moeten worden ingevuld daar het voor de figurant niet verplicht is deze informatie in te geven via zijn profiel.

De derde export functie stelt je in staat een figuratiefiche aan te maken per figurant. Dit is een printbare versie van het profiel van de figurant waarin alle informatie wordt opgelijst. Ook twee foto’s worden toegevoegd. Deze figuratiefiches bewijzen hun nut wanneer je bijvoorbeeld een auditie organiseert, of wanneer de regisseur op voorhand een blik wil werpen op de gekozen figuranten.

ARCHIVEREN

Binnen het boekingssysteem kan alles afzonderlijk of in zijn geheel worden gearchiveerd. Je kan gedane draaidagen archiveren evenals volledige producties. Zo kan je steeds teruggrijpen naar een overzichtelijke geschiedenis van al je boekingen. Bij een afgewerkte boekingslijst kan je bovendien aanduiden welke figuranten eventueel niet zijn komen opdagen. Het archief kan je dus ook boekhoudkundig ondersteunen. De quotering van de mensen die je aanvinkte als afwezig, wordt automatisch bijgesteld.

SAMENWERKEN

Met In The Picture B2B wordt alle informatie op een gestandaardiseerde en georganiseerde manier bijgehouden waardoor meerdere mensen tegelijk kunnen werken aan dezelfde productie. Je kan dus gemakkelijk hulp inroepen wanneer de werkdruk te hoog wordt of wanneer een figuratiebegeleider door omstandigheden afwezig is kan een collega het werk zonder enig probleem overnemen.

Elke persoon krijgt een eigen account. De primaire beheerder kan een ongelimiteerd aantal nieuwe accounts aanmaken en kan daarbij ook kiezen welke rechten hij wil toekennen aan elke persoon. Er kan zo ook een account worden aangemaakt met gelimiteerde mogelijkheden voor een klant of sympathisant. Deze kan bijvoorbeeld de geboekte figuranten zien maar kan zelf geen boekingen uitvoeren.

Ook de producent kan een eigen account aanmaken waardoor hij ten allen tijden een duidelijk zicht heeft op de situatie. Het systeem werkt bovendien volledig via het internet waardoor je letterlijk overal kan werken, thuis, op het werk en zelfs via je smartphone op de set.

PRIVACY

Het hele systeem wordt voor u ontdubbeld. Berichten, boekingslijsten, licentiebeheer en opmerkingen allerhande zijn dus niet zichtbaar voor andere productiehuizen. In The Picture B2B wordt als het ware uw intern figuratiebureau en is volledig losgekoppeld van andere In The Picture B2B klanten.

SUPPORT

Als licentienemer kan je rekenen op doorlopende support. Een probleem, een vraag, of een opmerking? Je kan ons steeds bereiken op dit +32 (0)483/357.067 nummer. Je wordt zo snel mogelijk geholpen!

VEILIGHEID

Om de stabiliteit van In The Picture B2B en de veiligheid van uw gegevens te waarborgen nemen we elk uur een back-up van alle data. Het hele systeem draait op meerdere dedicated servers in afgesloten beveiligde datacenters.